“Si no sabes qué departamento se encarga de hacerlo, significa que lo hacemos nosotros” nos cuenta Antonia Sáez, que forma parte del área de administración del colegio Itálica de Sevilla. ¿Que hay que cambiar unos pupitres este verano, acondicionar una nueva aula, llamar a un técnico para que arregle la línea telefónica, comprar folios o arreglar esa puerta que chirría? La solución, sin duda, pasa por administración.

Y es que como dice la propia Antonia, su departamento es “un cajón de sastre” por el que pasan desde temas de contabilidad, material, reformas del centro e incluso la gestión de la protección de datos de los alumnos. Es el sitio al que acudir cuando alguno de los profesionales necesita cualquier cosa, ya sea una bombilla o contratar el autobús que llevará a los alumnos de un curso a su próxima excursión. 

Inevitablemente, el departamento de administración está ligado a la economía, es decir, al presupuesto. Todo pasa por cuadrar los números, porque se trata de hacer que el colegio “sea viable a medio y largo plazo” explica Antonia. “Claro que nos encantaría tener más presupuesto, pero tenemos que ajustarnos al que tenemos”. 

Ahora, además, con la escalada de precios que ha propiciado la guerra de Ucrania, es más necesario que nunca invertir bien ese dinero y buscar recursos alternativos como puede ser el alquiler de las aulas fuera del horario lectivo u ofrecer servicios complementarios a las familias con los que el colegio pueda obtener ingresos extraordinarios. Se trata, como dice Antonia de “agudizar el ingenio” en estos tiempos de incertidumbre.

Pero hay gastos que no pueden demorarse, como son las obras de reforma, reacondicionamiento o construcción de nuevos espacios de un centro. El colegio Itálica inaugura en septiembre una nueva clase de Bachillerato, que ha de estar perfectamente operativa en el momento en que los alumnos regresen a las aulas el 12 de septiembre. Esa es la fecha límite para que cualquier obra que se lleve a cabo en el centro esté terminada: de lo contrario, habría que esperar al año que viene o a las vacaciones de Navidad para completarlas. Pero para eso está el departamento de administración: para cerciorarse de que la empresa constructora cumple con los plazos previstas ajustándose al presupuesto acordado.

Al final, la gestión diaria de este departamento es como si el colegio fuera una empresa, aunque no lo sea de forma estricta: hay que cuadrar cuentas, invertir en material, mejorar los activos, tener cuidado con el gasto, etc. De tener esa mentalidad de empresa para que el centro sea viable y rentable, y de buscar ese equilibrio entre lo que demandan los profesores y gastar racionalmente. Pero como decíamos, las personas que forman parte del departamento de administración no solo se dedican a cuadrar las cuentas: están allí para lo que se les necesite. Y es que Antonia señala que “todos son parte del engranaje” y que no hay nadie más importante que nadie: si tienen que abrir esa mañana la puerta del centro sustituyendo al compañero de la portería lo hacen y, si hay que poner una tirita a un alumno que se ha hecho daño, se pone. Y todo, mientras gestionan las clases extraescolares, el comedor del colegio o llamar al fontanero para que se encargue de una tubería. 

Antonia también se encarga de hacer muchas entrevistas a las familias que quieren matricular a sus hijos en Bachillerato, que en el colegio Itálica es privado —el resto de los cursos es concertado—. Enseña las instalaciones, explica el funcionamiento del centro y explica los valores por los que se rige, al formar parte de la Red de centros de la Institución Teresiana.

Se trata de estar para lo que haga falta, y junto con secretaría, administración está para todo lo que los trabajadores necesiten “es esa puerta a la que acudir” para hacerles su vida más sencilla y cómoda y, por supuesto, a los alumnos, que son el centro de todo y el fin último por el que hacen su trabajo con tanta dedicación y esfuerzo, tal y como asegura Antonia: “los protagonistas son los alumnos, estamos por y para ellos, desde la persona que está en portería hasta el director”.